Semenjak pemerintah memutuskan untuk menggantikan PSBB dengan New Normal, masyarakat diperkenankan kembali untuk menyelenggarakan acara yang mempertemukan banyak orang. Namun, dalam penyelenggaraan acara ini kamu tidak boleh ngasal. Kamu harus tunduk terhadap beberapa aturan dan penyesuaian terhadap protokol kesehatan. Tentunya, kamu tidak ingin acara yang seharusnya berbagia, berakhir dengan duka karena memicu timbulnya cluster baru. Oleh karena itu, kamu harus menerapkan protokol yang ketat bagi para tamu. Nah terdapat beberapa tips yang telah TASOfficial rangkum untuk kamu yang ingin menggelar acara pada masa pandemi ini dalam artikel berjudul “Gelar Acara Kala New Normal? Kenapa Tidak!”
Periksa Suhu Tubuh
Kamu harus melakukan pemeriksaan suhu tubuh setiap tamu yang masuk. Hal ini untuk memastikan bahwa tidak ada tamu yang dalam keadaan demam. Apabila suhu tubuh melebihi suhu normal manusia yakni 37oC, maka tamu tersebut tidak boleh bergabung pada acara. Batasan suhu ini akan menjadi acuan awal bahwa seseorang sedang demam dan bisa saja membawa corona virus. Tentu kamu tidak ingin ada virus berbahaya ini di tengah acara besarmu kan? Kamu bisa menggunakan termometer tembak (infrared) untuk mengukur suhu tamu yang masuk. Termometer ini terbukti lebih cepat dan mudah dalam penggunaan.
Sediakan Tempat Cuci Tangan
Cuci tangan adalah salah satu aktivitas yang terbukti dalam membunuh virus corona virus. Kamu harus menyediakan tempat cuci tangan pada tempat-tempat yang mudah terjangkau. Setiap tamu yang hendak masuk harus mencuci tangan terlebih dahulu. Jangan lupa untuk menyediakan sabun cuci tangan juga ya! Namun, apabila kamu tidak mau repot, kamu dapat juga menggantikan tempat cuci tangan dengan hand sanitizer berbasis alkohol. Tempatkan di pojok-pojok ruangan yang mudah dijangkau.
Batasi Jumlah Tamu dan Selalu Jaga Jarak
Seiring dengan physical distancing, kamu harus membatasi jumlah tamu undangan. Setidaknya, kamu harus mengurangi jumlah tamu undangan maksimal 50% dari kapasitas ruangan. Setiap tamu harus menjaga jarak fisik minimal 1 meter. Untuk memudahkan protokol kesehatan ini, kamu dapat membuat marker pada karpet atau bahan lantai untuk membuat batas visual agar tidak terjadi penumpukan. Eits, jangan lupa juga untuk mewajibkan setiap tamu mengenakan masker selama acara berlangsunga.
Gunakan Prosedur Contactless
Kamu harus meminimalisir segala kontak fisik, baik sebelum maupun saat acara. Hindari kontak fisik secara langsung, bersalaman, berpelukan, dan beberapa aktivitas lain selama acara. Selain itu, kamu harus menghindari penggunaan manajemen tamu secara konvensional, gunakan teknologi digital termasuk dalam proses pendataan dan presensi tamu. Ribet ya? Eits, sama sekali enggak kok. Kamu bisa menggunakan website pengelolaan tamu yang tersedia di internet, salah satunya InvitMe.
Invitme adalah website yang akan memudahkan kamu dalam membuat, dan mengelola acara penting kamu. Dengan menggunakan website ini kamu juga sekaligus mendapatkan desain undangan secara cuma-cuma loh. Keren kan? Setelah memilih desain undangan kamu dapat memasukkan detail acara kamu seperti jenis , nama , tanggal, dan tempat penyelanggaraan acara. Nah, kamu juga dapat memasukkan alamat kegiatan pada Google Map. Hal ini akan memudahkan tamu kamu dalam mencari lokasi acara.
Tahapan selanjutnya, InvitMe akan meminta kamu memasukkan daftar tamu undangan. Informasi tamu undangan meliputi nama, instansi, e-mail, dan nomor whatsapp. InvitMe akan secara otomatis mengirimkan undangan acara kamu ke whatsapp mereka. Menariknya, selain mendapatkan softcopy undangan, tamu juga mendapatkan suatu barcode untuk presensi mereka nantinya. Barcode ini adalah kunci untuk memasuki acara. Artinya, jika tidak memiliki barcode maka tamu tersebut tidak diperkenankan masuk. Tentunya hal ini akan mencegah kehadiran tamu yang tidak diinginkan pada acara kamu.
Dengan menggunakan InvitMe, kamu tidak perlu menggunakan buku tamu konvensional. Artinya, biaya untuk pengadaan alat tulis dan buku catatan kehadiran dapat dikurangi. InvitMe akan membuat acaramu berjalan dengan hebat dan tentunya lebih menghemat uang. Yang tak kalah penting, kamu dapat menjajal InvitMe ini secara gratis tanpa harus membayar seperserpun loh. Wah
Nah, kalau kamu ingin gelar acara kala new normal, kenapa tidak mencobanya dengan tips-tips ini?
